*inkl. Checkliste für deinen Arbeitsalltag
Seit einer ganzen Weile schon beschäftige ich mich mit produktiven Arbeitsweisen und wie man das Beste aus seiner knappen Arbeitszeit herausholen kann. Bei all den Theorien und schlauen Artikeln zur Produktivitätssteigerung am Arbeitsplatz, die ich in der letzten Zeit gelesen und ausprobiert habe, gab es immer wieder 4 Dinge, die sich wiederholten. 4 Dinge, die in all diesen Artikeln auftauchen und den Grundstein für produktives Arbeiten legen sollen. Und genau diese 4 simplen Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz möchte ich gern mit euch teilen.
Aufräumen, planen & organisieren: Tipps für mehr Produktivität
Es gibt eine ganze Reihe von Theorien über moderne Arbeitsweisen und Zeitmanagement. Sie alle beruhen auf unterschiedlichen Auffassungen von Lebensweisen und Persönlichkeiten. Doch schaut man sich diese Theorien einmal näher an, gibt es immer ein gewisses Grundgerüst, auf denen diese Theorien für besseres Arbeiten beruhen. Und genau dieses Grundgerüst ist bei fast allen Arbeitstheorien gleich. Das Fundament von produktiver Arbeit ist nicht abhängig von irgendwelches Modellen. Und genau dieses Fundament möchte ich euch vorstellen. Denn auch das verrückteste Haus benötigt ein solides Fundament, damit es gebaut werden kann. Das Schönste daran ist, dass diese Tipps im Grunde für jeden leicht umzusetzen sind – ganz ohne großen Aufwand oder Gehirnsport. Also lasst uns gemeinsam das Fundament eurer Produktivität schaffen.
1. Räume auf und denke praktisch:
Wie sagte einst einer schlauer Mann “In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt.”. Und so alt dieses Sprichwort schon ist, so gut kann man es auf die Arbeitswelt anwenden. Bevor es also an irgendeiner Art von Arbeit geht, heißt es erst einmal den Schreibtisch bzw. den Arbeitsplatz aufräumen. Dabei geht es nicht nur darum, dass dreckige Geschirr oder Papiermüll zu entfernen sondern den Arbeitsplatz funktional einzurichten. Benötigst du beispielsweise ständig einen bestimmten Ordner oder den Locher, dann packe diesen nicht alle zu weit weg. Lege es griffbereit in eine Schublade, an die du schnell kommst. Das spart Zeit. Neben dem Ausmisten, Aufräumen und neu Organisieren, gehört auch das regelmäßige Putzen des Arbeitsplatzes zu einem soliden Arbeitsfundament.
2. Finde das richtige Planungsmedium:
Wir alle lieben ToDo-Listen und verlieren uns nur all zu gern in der Planung von Projekten. Doch was, wenn schon vor der Planung alles schief läuft, weil man das falsche Medium zum Ordnen seiner Gedanken nutzt? Hier heißt es ausprobieren. Finde das richtige Medium für deine Pläne. Dabei ist es völlig egal ob du alles old school auf Papier schreibst, eine Apps benutzt oder alles an eine Pinnwand heftest. Überdenke deine momentane Methode und frage dich, ob sie zu dir und deinem Arbeitsalltag passt. Bist du beispielsweise viel unterwegs und seltener am Schreibtisch, solltest du vielleicht auf eine virtuelle Lösung für Notizen zurückgreifen. Bevorzugst du hingegen das geschriebene Wort, dann leg dir einen ToDo-Planer zu, der dein ständiger Begleiter wird.
3. Setze dir realistische Ziele:
Oftmals scheitert die Motivation und damit verbunden die Produktivität am setzen von unrealistischen Zielen. Denn seien wir mal ehrlich. Ein Arbeitstag hat im Idealfall 7-10 Stunden. Und so motiviert man am Anfang des Tages noch ist und seine toDo-Liste voll kracht, so sehr fällt man dann spätestens nach dem Mittag aus allen Wolken, wenn wir realisieren, dass wir noch nicht einmal die Hälfte der Dinge geschafft haben, die auf der Liste stehen. Anstatt von Tag zu Tag zu denken, sollten wir von Woche zu Woche denken. Frage dich daher am Anfang einer jeden Woche, was alles auf dem Plan steht und fertig werden muss? Teile die Aufgaben dann realistisch auf die einzelnen Wochentage auf. Bedenke dabei aber immer, dass alles realistisch bleibt und lerne vor allem die Zeit realistisch einzuschätzen, die du für gewisse Aufgaben benötigst. Eine Zeitracking-App kann hier wahre Wunder bewirken und hilft bei der zukünftigen Planung von ähnlichen Aufgaben oder dem Tagesgeschäft. Also Aufgaben, die täglich oder regelmäßig auf dich zukommen.
4. Räume deinen Posteingang auf:
Gehört ihr auch zu der Sorte Mensch, die noch eine Menge markierter und ungelesener Mails im Posteingang habt? Was, wenn ich euch erzähle, dass die Hälfte davon mit einem Klick gelöscht werden kann. Ok, seien wir ehrlich, sind die Mails super wichtig, habt ihr sie eh schon bearbeitet. Mails mit niedriger Prio oder gar nur “FYI” Mails lassen wir meist über Tage oder sogar Wochen hinweg ungeöffnet im Posteingang versauern. Um wieder mit frischen Gedanken an die Bearbeitung deiner Mails zu gehen, solltest du auf monatlicher Basis deinen Posteingang aufräumen. Lege dir Ordner an, in die du beispielsweise projektbasierte Mails sortierst oder lösche unnötige Werbemails sofort.
Checkliste für mehr Produktivität
Schaffe auch Du Dir Dein Fundament für mehr Produktivität am Arbeitsplatz! Damit Du diese 4 simplen Tipps für mehr Produktivität noch einfacher anwenden kannst, habe ich Dir eine kleine praktische Checkliste im PDF-Format erstellt, die Du ganz einfach ausdrucken und mit zur Arbeit nehmen kannst.
Viel Spaß beim Aufräumen, Organisieren und Planen!
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